GB/T34840的本部分規(guī)定了電子辦公環(huán)境中業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理指南與功能要求。本部分只闡述文件管理要求，不包括信息系統(tǒng)管理的通用要求，如可用性、生成報告、檢索、系統(tǒng)管理與系統(tǒng)性能等系統(tǒng)設(shè)計要求均不屬于本部分范疇。假設(shè)系統(tǒng)實現(xiàn)人員對系統(tǒng)的設(shè)計規(guī)范、采購和評估流程有一定的知識水準，因而與之相關(guān)的內(nèi)容也未細述。
本部分對有關(guān)數(shù)字文件長期保存的要求亦未詳述，但包括了允許將文件導(dǎo)出到某一具備長期保存功能的系統(tǒng)中，或者不斷將文件遷移到新系統(tǒng)等通過導(dǎo)出方式予以保存的要求。
本部分并不是一套完整的規(guī)范，主要對系統(tǒng)開發(fā)初始階段提出文件管理核心功能要求和推薦的約束性等作概要描述。機構(gòu)在研制業(yè)務(wù)系統(tǒng)時仍然需要根據(jù)其業(yè)務(wù)、技術(shù)和國家、行業(yè)或地方環(huán)境以及其他限制條件進行評估，制定和選擇自身使用的系統(tǒng)要求。
本部分不規(guī)定具體的實施方法。機構(gòu)對本部分內(nèi)容的貫徹落實，可通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字文件管理系統(tǒng)的集成或整合來實現(xiàn)，也可以通過將這些功能嵌入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中來實現(xiàn)。
本部分適用于機構(gòu)中負責設(shè)計、審核、落實業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)與使用的人員，如業(yè)務(wù)分析人員、信息監(jiān)管人員與通信技術(shù)采購人員或投資決策者。適用對象還包括在此過程中提出建議或給予幫助的文件管理專業(yè)人員、軟件銷售人員以及希望把數(shù)字文件管理功能嵌入其產(chǎn)品的業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)人員。/T 34840.3-2017 信息與文獻電子辦公環(huán)境中文件 管理原則與功能要求第3部分： 業(yè)務(wù)系統(tǒng)中文件管理指南與功能要求 Information and documentation-Principles and functional requirements for records in electronic office environments-Part 3: Guidelines and functional 　 　 　 　 　 　 　 　 requirements for records in business systems (ISO 16175-3:2010, MOD) 2017-12-29發(fā) 布 2018-04-01實 施 　 　 　 　 中 華 人 民 共 和 國 國 家 質(zhì) 量 監(jiān) 督 檢 驗 檢 疫 總 局 任 會 云 ＝ 擴傀中國國家標準化管理委員會認‘’！ J 適 竺 吵 ／ GB/T 34840.3-2017 目 次 刖